Oprogramowanie dla firm: Kiedy wybór oprogramowania open source przynosi realne oszczędności?

By Grzegorz Bartman, 11 May, 2024

Głównym powodem wyboru open source w firmie jest oszczędność wydatków na oprogramowanie. Jednak nie zawsze open source będzie oznaczać oszczędności dla firmy. Opowiem kiedy użycie open source rzeczywiście przekłada się na zmniejszenie wydatków w firmie.

Oprócz zerowego kosztu (w większości przypadków) drugim argumentem za użyciem open source jest możliwość modyfikowania oprogramowania i dostosowania do własnych potrzeb. To pośrednio też jest związane z kosztami, ponieważ wymaga czasu (koszt alternatywny) lub wydania pieniędzy dla firmy lub osoby, która zrealizuje modyfikacje. 

Definicje

Przedstawię na początek kilka definicji, które będę używał w tym tekście.

Podział firm:

  • mała firma, 1-50 osób
  • średnia firma 20-100 osób
  • średnio-duża firma 50+ osob

Ilość osób w tym podziale się pokrywa, ponieważ wiele zależy od typu działalności, rynku, etapu rozwoju, itp. Ten podział należy traktować jako wskazówkę w podjęciu decyzji o użyciu open source w firmie, a nie jako sztywne kryteria.

Wdrożenie oprogramowania w firmie to proces składający się z wielu kroków. Główne etapy to:  

  • Analiza dostępnych opcji, testowanie i edukowanie się.
  • Testowe wdrożenie.
  • Dopasowanie pod potrzeby danej organizacji.
  • Stałe i regularne używanie - oprogramowanie w pełni wdrożone.
  • Utrzymanie (tu głównie aktualizacje i wgrywanie poprawek bezpieczeństwa)
  • Cykliczna analiza alternatywnych opcji lub zmian i ulepszeń.

Te kroki wymagają czasu. Ktoś musi zostać przypisany do realizacji tych zadań i poświęcić na nie czas kosztem innych zadań.

Open source w małej firmie

Mała firma ma niski budżet na wszelkie wydatki. Taka firma to często płaska struktura organizacyjna (najczęściej właściciel i kilku/kilkunastu pracowników). Dla takiej firmy każde oprogramowanie, które może usprawnić procesy i jest dostępne za darmo to duża korzyść.

Wdrożenie oprogramowania to jednak też analiza oraz testy. Na to potrzeba czasu oraz umiejętności technicznych. Szczególnie w przypadku oprogramowania webowego często trzeba przygotować sobie odpowiedni serwer, bazę danych, repozytorium git itp.

W małej firmie testowanie i analizowanie opcji wdrożenia oprogramowania będzie w większości przypadków na głowie właściciela. To on musi znaleźć czas na wdrażanie zmian. Musi się jednak liczyć z tym, że ten czas będzie ograniczony i często nie będzie go na tyle, aby idealnie dostosować oprogramowanie do swoich potrzeb. Wtedy albo odrzucamy używanie danego oprogramowania, albo zmieniamy procesy w firmie, aby dostosować je do tego co oferuje oprogramowanie.

Dostosowanie się firmy do tego jak działa oprogramowanie w przypadku małej firmy może wyjść w wielu przypadkach na dobre. Oprogramowanie open source często jest robione na bazie dobrych praktyk i doświadczenia autorów. Jeśli mała firma nie ma dobrze wypracowanych procesów to może je zaadaptować razem z wdrożeniem oprogramowania, które narzuca pewne procesy.

Podsumowując, open source w małej firmie warto rozważyć w takiej sytuacji:

  • dysponujemy czasem na naukę, testy i wdrożenie 
  • dopuszczamy zmianę procesów w firmie, aby dostosować procesy do domyślnych możliwości oprogramowania

Open source w średniej firmie

W średniej firmie często jest już sporo zdefiniowanych procesów, które mają swoje mierniki i firma pracuje nad ich poprawą.  Liczone są m.in. czasy realizacji zadań w celu ich optymalizacji i poprawy produktywności. W takich firmach oprogramowanie open source będzie często porównywane pod względem kosztów do oprogramowania typu SAAS.

Przykładowa prosta kalkulacja, którą można dostosować pod swoją firmę i wykorzystać przy analizie kosztu oprogramowania:

  • przeciętne wynagrodzenie w marcu 2024 roku wynosiło 8 408,79 zł brutto.
  • dla pracodawcy to koszt 10 100 zł
  • aby firma miała środki na marketing, sprzedaż, szkolenia, rozwój, sprzęt, itp to w przeliczeniu na pracownika powinna mieć przychód x2, czyli 20 000 zł
  • przeciętna ilość roboczogodzin w miesiącu po odliczeniu urlopów to około 140h
  • 20 000 / 140 = 142 PLN

Jeśli ktoś jest w branży z wyższym wynagrodzeniem, to przeliczenie powinno być odpowiednio większe.

Jeśli założymy, że ktoś ma się zajmować utrzymaniem oprogramowania przez 10h miesięcznie to będzie to firmę kosztowało 1 400 zł (licząc jako koszt utraconych korzyści, jakby ta osoba pracowała w tym czasie dla klienta tworząc produkty lub świadcząc usługi).

Najczęstsza opłata za oprogramowanie typu SaaS to 8 USD / month za użytkownika, czyli około 30 zł.

Na bazie tych liczb można zrobić porównanie i ustalić co jest korzystniejsze dla firmy, np 50 osób po 30 zł daje wydatek 1500 zł. Opcja SaaS jest trochę droższa. Jeśli jednak zamiast 10h będzie 20h to do porównania mamy już 2800 zł vs 1500 zł i wtedy wychodzi, że SaaS jest tańszy.

W tych wyliczeniach nie uwzględniałem czasu na wdrożenie oprogramowania open source. Zależnie od typu oprogramowania (np CMS, CRM, ERP, Marketing automation, itp) czas na jego wdrożenie może wynosić od kilku godzin (podstawowa instalacja i bazowa konfiguracja) do nawet kilkuset godzin. To każdy powinien sam przeanalizować i uwzględnić w swojej kalkulacji.

Rozważając wdrożenie open source w średniej firmie warto dobrze przeliczyć związane z tym wydatki, ponieważ dużo tu zależeć będzie od konkretnego przypadku.

Open source w dużej firmie

Cała kalkulacja sporo się zmienia przy dużych firmach. W 1000 osobowej organizacji koszt 30 zł per osoba daje 30 000 zł miesięcznie, 360 000 zł rocznie i ponad 1 milion złotych wydatku przez 3 lata. W takiej organizacji wydanie na open source np 300 000 zł, aby go idealnie dostosować pod firmę (branding, kolorystyka, dodatkowe moduły, integracje, itp) jest i tak dużo tańsze niż płacenie za SaaS. Przy takim wdrożeniu wybór open source ma bardzo dużo sensu  z punktu widzenia korzyści finansowych. Do tego dochodzi cała masa korzyści z dostosowania narzędzia dla danej firmy. Żaden SaaS nie spełni wszystkich wymagań funkcjonalnych dużej organizacji, a w open source nie ma tego ograniczenia.

Innym przykładem są rozwiązania CMS/CMF w organizacjach, które zarządzają dziesiątkami, setkami czy nawet tysiącami serwisów internetowych. Kilka przykładów:

  • producenci, którzy dla każdego produktu uruchamiają nowe strony internetowe,
  • uczelnie, które dla każdego oddziału, wydziału i instytutu mają strony internetowe,
  • instytucje rządowe, np sąd okręgowy, któremu podlegają sądy rejonowe.

W przypadku CMS dla jednej domeny oprogramowanie SaaS często jest korzystniejszym wyborem, ale jak tych serwisów robi się sporo więcej, to koszty znacząco rosną. Korzystając z opcji multisite/multidomain w rozwiązaniach open source (np Drupal) można znacznie zredukować wydatki związane z wdrożeniem i utrzymaniem dużej ilości stron internetowych.

Duże firmy mogą osiągnąć ogromne korzyści z wdrożenia open source. Tylko to wdrożenie musi być zrobione z głową. Konieczne na pewno będą konsultacje z firmą specjalizująca się w danym oprogramowaniu i dobrze zrobiona faza planowania projektu. Pracując w Droptica wiele razy już widziałem jak takie firmy wdrażając np.: Internet na Drupalu lub multisite na Drupalu dopasowywały systemy do siebie jednocześnie redukując koszty, które musiały ponosić na rozwój i utrzymanie poprzednich systemów.

Podsumowanie

Jak zwykle w branży IT, odpowiedź na pytanie “czy warto wdrożyć open source” brzmi “to zależy”. Każdy przypadek należy osobno przeanalizować wspomagając się przykładami z tego tekstu.

Przy wyborze oprogramowania open source oprócz funkcjonalności należy też pamiętać o sprawdzeniu licencji (jest wiele rodzajów licencji open source), poszukać przykładów wdrożeń oraz sprawdzić dostępne opcje wsparcia (czy twórcy oprogramowania albo zewnętrzne firmy oferują taką usługę) i sprawdzić wielkość oraz aktywność społeczności wokół danego oprogramowania (im więcej aktywnych osób tym zazwyczaj większa szybkość rozwoju projektu).

Polecam też skorzystać z narzędzi typu ChatGPT i tam opisać swoje wdrożenie oraz zapytać co należy uwzględnić jeszcze przy kalkulacji czasu i kosztu wdrożenia, aby o czymś nie zapomnieć w swoich kalkulacjach.