O produktywności czytam książki i artykuły od wielu lat. Najważniejsze według mnie rzeczy z tej tematyki zebrałem w tym tekście. Jeśli dopiero zaczynasz zapoznawanie się z tematyką produktywności to ten tekst będzie idealny dla Ciebie.
Nie używaj mózgu
Nie używaj mózgu do zapamiętywania co masz zrobić. Ludzki mózg w pamięci krótkotrwałej przeciętnie jest w stanie utrzymać 7 elementów. Jeśli masz więcej rzeczy do zrobienia to ich nie zapamiętasz. Zapomnisz o czymś prędzej czy póżniej. Dlatego bardzo ważne jest, aby wszystko co ma być zrobione spisywać.
Zbieraj jednym miejscu - inbox
Zadania do zrobienia, pomysły, przemyślenia zbieraj w jednym miejscu. Będziesz mógł łatwiej przejrzeć wszystko co zostało spisane.
Używaj aplikacji, która jest dostępna jednocześnie na telefonie i w komputerze oraz posiada opcję synchronizacji. Zbieranie w papierowym notesie często spowoduje brak możliwości zapisania czegoś, ponieważ notes nie zawsze będzie pod ręką.
Co gdzie zbierać:
- pomysły zapisuj w aplikacji do notatek (np Apple Notes, Evernote, Bear, itp)
- zadania zapisuj w aplikacji typu todo-lista (np Todoist, Apple Reminders, Nozbe, Remember the milk, itp)
- spotkania zapisuj w kalendarzu (np Google Calendar, Apple Calendar)
Myśl zawsze o osi czasu
Wszystko co robisz zajmuje czas. Planowane zadnia musisz umieścić na osi czasu. Jedno za drugim.
Robienie kilku rzeczy na raz się nie sprawdza (z małymi wyjątkami jak np jazda pociągiem do pracy i słuchanie audiobooka).
Z tego wynika, że na dany moment masz jedno priorytetowe najważniejsze zadanie. Dopiero jak je skończysz możesz zacząć kolejne zadanie.
Pamiętaj, że dzień ma 24h, tydzień ma 7 dni. Tego nie zmienisz i musisz brać pod uwagę w planowaniu. Choćbyś jak się starał nie zrobisz wszystkiego od razu. Musisz ułożyć to w kolejności i robić jedno zadanie za drugim.
Jeśli Twoja oś czasu jest już pełna lub prawie pełna, to dodawanie czegoś nowego (nowego zadania, projektu) będzie wymagało zrezygnowania z czegoś. Pamiętaj o tym decydując się na nowe inicjatywy.
Codziennie rób planowanie kolejnego dnia
Musisz kontrolować swoją listę zadań do wykonania. Zrobisz to za pomocą codziennego planowania. Na koniec dnia ustalasz co masz do zrobienia jutro. Kolejny dzień zaczynasz już z konkretnym planem. Nie zastanawiasz się wtedy co robić tylko działasz zgodnie z tym co ustaliłeś dzień wcześniej.
Na todo liście powinieneś mieć codziennie zadanie “Zaplanuję kolejny dzień”.
Rób przegląd tygodniowy
Raz na tydzień musisz przejrzeć wszystkie swoje zadania, projekty, notatki. To jest konieczne, aby w ciągu tygodnia przestać myśleć o tym “co ja jeszcze mam zrobić dziś, jutro, w tym tygodniu”.
Jeśli masz system, w którym wszystko spisujesz i regularnie przeglądasz co spisałeś to nie będziesz już myślał czy czasem o czymś nie zapomniałeś. System zbierania, planowania dnia i przeglądu tygodniowego sprawa, że masz wszystko pod kontrolą i o niczym nie zapomnisz.
W czasie przeglądu tygodniowego planuj kolejne dni. Planuj w skali minimum 2 tygodni, a najlepiej w skali miesiąca, ale dziel swoje plany na tygodnie.
Dodaj bufor do planowania tygodniowego. Zawsze pojawią się nieplanowane rzeczy. Im więcej osób pracuje z Tobą bezpośrednio tym więcej nieprzewidzianych rzeczy może się pojawić. Jeśli pracujesz np tylko ze swoim managerem, to planuj 30-35h w tygodniu. Jeśli masz więcej osób, z którymi pracujesz albo jesteś managerem/liderem innych osób to planuj mniej, np 20-30h. Przez kilka tygodni spisuj swój plan i porównuj do rzeczywistej realizacji. Na tej podstawie znajdziesz właściwą dla siebie liczbę godzin do zaplanowania w tygodniu.
Mniej jest lepiej - rejestr inicjatyw w toku
Swoje zadania możesz często podzielić na standardowe, które musisz zawsze robić (business as usual) oraz na inicjatywy. Inicjatywy to działania, które mają trwać w jakimś czasie, mają początek i koniec oraz cel do osiągnięcia. Można je śmiało nazywać też projektami.
Powinieneś monitorować takie inicjatywy: jakimi aktualnie się zajmujesz i iloma. Powinieneś zrobić limit inicjatyw w toku. Często mamy tendencję do zgłaszania się do zrobienia nowych rzeczy, a nie analizujemy ile rzeczy mamy już w toku i czy damy radę to zrobić w planowanym czasie. Taki rejestr otwartych inicjatyw/projektów spowoduje, że będziemy zaczynać nowe przedsięwzięcia dopiero jak skończymy poprzednie. Wtedy możemy się skupić na mniejszej ilości projektów i w efekcie lepiej je zrobić.
Limit inicjatyw w toku każdy powinien sobie sam dobrać. Proponuje zacząć od 3 i sprawdzać czy to nie jest za dużo albo może czy mamy przestrzeń na więcej. To będzie zależało od ilości zadań business as usual, bo to są rzeczy, które musimy robić.
Mniej jest lepiej odnosi się nie tylko do ilości projektów w toku. Warto się też zastanowić nad fizycznymi rzeczami. Każdą rzeczą, którą kupisz musisz się zajmować. Kupisz samochód - musisz go serwisować, ubezpieczać, tankować. Kupisz tablet - musisz go ładować, aktualizować, znaleźć mu miejsce w domu/w biurze. Będą to dodatkowe rzeczy do zrobienia, które pojawią się na Twojej osi czasu i tym samym zabiorą czas na inne zadania.
Mnie jest lepiej warto też zastosować do aplikacji, głównie tych na telefonie. W sklepie z aplikacjami można znaleźć aplikacje do wszystkiego. Każda z nich to będą często dodatkowe powiadomienia, które będą odwracały Twoją uwagę. Zastanów się czy rzeczywiście potrzebujesz aplikacji do śledzenia ile wody pijesz, ile treningów zrobiłeś, ile razy pracowałeś w skupieniu (pomodoro), itp.
Make it fun
Zadania dużo chętniej wykonujemy jeśli się nam podobają. Czasem są zadania, które nie sprawiają nam satysfakcji z realizacji. W takich przypadkach warto się zastanowić czy nie można ich zrobić jakoś inaczej, bardziej ciekawie, w innym miejscu, itp. Wprowadzaj urozmaicenia do zadań, które musisz robić, ale nie są dla Ciebie ciekawe w standardowej formie.
Podsumowanie
- Zbieraj zadania i pomysły w aplikacji
- Planuj kolejny dzień
- Rób przegląd tygodniowy