Uporządkowana skrzynka poczty elektronicznej to bardziej produktywna praca i większa kontrola nad komunikacją oraz zadaniami. Jeśli nie dbasz o porządek w poczcie e-mail, tracisz dużo czasu na przeglądanie i sprawdzanie, czy rzeczywiście odpowiedziałeś na wszystkie ważne wiadomości. Inbox Zero to metoda organizacji skrzynki pocztowej, która zapewni Ci spokojną głowę i sprawi, że nie przegapisz żadnej istotnej wiadomości e-mail.
System jest bardzo prosty. Można z niego korzystać niezależnie od tego, jakiego dostawcy usługi pocztowej używasz i czy sprawdzasz pocztę w przeglądarce (np. Gmail, Outlook, ProtonMail) czy w programie pocztowym (Mozilla Thunderbird, Outlook, Apple Mail).
Katalogi/Labele do Organizacji
Potrzebujesz tylko trzech katalogów (labeli w Gmail) do organizacji poczty:
- 01 Action Needed - tutaj trafiają wiadomości, które wymagają jakiegoś działania, ale to działanie potrwa więcej niż 2 minuty (np. analiza umowy i odesłanie uwag, analiza oferty i odesłanie komentarza).
- 02 Waiting For - tutaj trafiają wiadomości, w których czekasz na reakcję od kogoś, np. wysłałeś umowę i czekasz na odpowiedź dotyczącą uwag.
- 03 Someday - tu trafiają rzeczy do zrobienia, które nie są pilne, np. kupiłeś dostęp do kursu online na temat prokrastynacji, w mailu masz dane dostępowe, ale odkładasz zapoznanie się z kursem na później.
W systemach, które pozwalają na kolorowanie folderów, proponuję nadać im kolory: czerwony, żółty i zielony.
Codzienna Praca ze Skrzynką Mailową
Codzienna praca ze skrzynką z tak utworzonymi katalogami polega na przestrzeganiu kilku zasad:
1. Sprawdzaj skrzynkę odbiorczą (inbox) 1-4 razy dziennie, dostosowując częstotliwość do swojej specyfiki pracy. Niektóre stanowiska wymagają częstszego sprawdzania poczty (np. sprzedaż), na innych wystarczy raz dziennie.
2. Jeśli coś zajmie do 2 minut, zajmij się tym od razu.
3. Jeśli coś zajmie więcej niż 2 minuty, przenieś to do “Action Needed”.
4. W ciągu dnia przeznaczaj dłuższe sloty czasowe na zajmowanie się mailami z “Action Needed”. Proponuję zacząć od 2 x 15 minut (rano i na koniec dnia pracy). Po kilku dniach dostosuj te sloty do swoich potrzeb, np. skróć lub wydłuż je w zależności od ilości otrzymywanej korespondencji.
5. Minimum raz na tydzień sprawdzaj maile z folderu “02 Waiting For” i w razie potrzeby przypominaj się, że czekasz na odpowiedź.
6. Raz na tydzień również sprawdzaj maile z folderu “03 Someday”. Może to już czas się nimi zająć lub przenieść je do “01 Action Needed”?
Konfiguracja w Gmail
W ustawieniach Gmail korzystam z opcji „Multiple inboxes". Ta opcja pozwala w sekcji Inbox wyświetlać dodatkowe listy wiadomości e-mail. Ustawiam tam wyświetlanie tych trzech folderów. Wyświetlam je z prawej strony, co pozwala mieć z lewej strony listę maili do przeprocesowania, a z prawej strony maile, które już przejrzałem i posortowałem.
Konfiguracja w Apple Mail dla macOS
W Apple Mail korzystam ze Smart Lists. Mam kilka kont pocztowych i tworzę listę, która agreguje maile z daną etykietą z kilku kont pocztowych. Wtedy mam zbiorczą listę “Action Needed”, “Someday” i “Waiting For”.
Podsumowanie
Inbox Zero pozwala mieć spokojną głowę i pewność, że nie przegapisz żadnego maila. Ważne jest, aby regularnie przeglądać i pracować z posortowanymi mailami. Ja dodaję te czynności jako cykliczne zadania w Todoist (Todoist jest u mnie miejscem, gdzie spływają wszystkie zadania do wykonania lub referencje do zadań).