W firmach usługowych często role można podzielić na dwie grupy: managerów i twórców. Brak synchronizacji między zadaniami managerskimi a twórczymi może prowadzić do problemów z realizacją projektów. Wprowadzenie lepszej organizacji czasu i regularnych spotkań poprawiających zasady pracy w zespole może pomóc usprawnić współpracę.
Managerowie i Twórcy
Menadżerzy to osoby planujące pracę wykonywaną przez twórców. Twórcy realizują zadania dla klientów według planu stworzonego przez managerów.
Można pomyśleć, że te role się uzupełniają, ale jeśli się przyjrzeć, to ich sposób pracy koliduje ze sobą, co czasem prowadzi do konfliktów i stresu.
Ważne, aby te dwie role rozumiały się nawzajem, rozumiały cele drugiej strony i wypracowały wspólny sposób pracy.
Gdzie jest konflikt?
Manager w firmie usługowej ma w wielu sytuacjach do obsługi wiele projektów i wielu klientów. Na tych projektach często “coś się dzieje” i potrzebne są dość szybko informacje od osób realizujących zadania (od twórców).
Konflikt pojawia się właśnie w takich sytuacjach. Manager chciałby mieć odpowiedź od twórcy jak najszybciej. Twórca chciałby mieć spokojny, nieprzerwany czas, w którym może się skupić na jak najlepszej realizacji swojego zadania i nie myśleć w tym czasie o innych zadaniach.
Do tego dochodzi dział sprzedaży, który też może potrzebować czasu twórcy, aby wycenić pracę dla nowego klienta.
I do tego dochodzi jeszcze praca zdalna oraz związane z nią narzędzia do komunikacji, gdzie wysłanie pytania do kogoś na Slack czy Teams “masz 5 minut?” jest bardzo proste. Jest dużo prostsze niż przejście się w biurze z jednego pokoju do drugiego, aby zadać pytanie innej osobie. Mniejszy wysiłek na zadawanie takich pytań sprawia, że jest ich więcej.
Jednak takie działanie sprawia, że twórca odrywa się od swojej pracy, zmienia kontekst myślenia i nie raz 5 minut zamienia się w kilkadziesiąt minut. Cały plan pracy na dany dzień się psuje, zmienia się harmonogram tygodnia, a termin realizacji projektów się przesuwa. Później manager się dziwi, że projekt ma opóźnienia, a nie dostrzega, że sam miał na to wpływ.
Z drugiej strony, jeśli twórca pracuje w zespole, zadania osób są ze sobą powiązane, a twórca za dużo czasu poświęca na swoje zadania, nie patrząc na inne zadania zespołu, to może to powodować opóźnienia w całym projekcie. Brak przekazywania informacji, brak szybkiej odpowiedzi na pytania innych osób, brak pomocy innym członkom zespołu (szczególnie gdy się wie, jak rozwiązać problem, który ma inna osoba) też może powodować opóźnienia w projekcie.
Jak sobie z tym radzić?
W planowaniu pracy zespołowej należy uwzględnić dwie role: managera i twórcy. Nie ma tutaj konkretnej reguły, jak zorganizować pracę takiego zespołu, bo każdy zespół ma inne osoby, innych klientów i inne projekty.
Jest jednak ogólny schemat startowy, z którego można zacząć i go dopasowywać do danego zespołu i jego projektów. To dopasowanie zalecam robić raz na tydzień.
Ogólnie zalecam, aby zespoły pracowały w 1-tygodniowych cyklach (np. sprintach). Wtedy co tydzień jest czas na podsumowanie poprzedniego okresu i porozmawianie o ewentualnych problemach (coś jak Retro w Scrum, ale wystarczy jedno pytanie: “co powinniśmy usprawnić, aby wyniki naszej pracy były jeszcze lepsze?”).
Zespół pracujący w cyklu 1-tygodniowym może 50 razy w ciągu roku zdecydować o usprawnieniu swojej pracy. Zespół pracujący w cyklach 1-miesięcznych może 12 razy w ciągu roku zdecydować o usprawnieniu swojej pracy. Nie trudno się domyślić, który zespół będzie pracował bardziej produktywnie.
Schemat startowy pracy zespołowej (manager i kilku twórców):
Podział dnia:
Każdego dnia zaplanuj sloty czasowe na pracę bardziej managerską (więcej komunikacji) i sloty na pracę twórczą (więcej pracy w skupieniu). Na początek podziel dzień na:
- 1h komunikacja,
- 3h praca w skupieniu,
- 30min komunikacja (i np. przerwa obiadowa),
- 2,5h praca w skupieniu,
- 1h komunikacja
Podział na etapy/sprinty:
Planuj pracę w okresie 1 tygodnia.
Co tydzień zrób spotkanie z elementami:
- 1) Podsumowanie:
- Podsumowanie poprzedniego tygodnia (ile było zaplanowane vs. ile zrealizowane).
- 2) Ulepszenia:
- Niech każdy odpowie na pytanie: “Co powinniśmy usprawnić, aby wyniki naszej pracy były jeszcze lepsze?” (odpowiedź przygotować przed spotkaniem).
- To jest miejsce, aby porozmawiać o podziale dnia i go dopasować lepiej do specyfiki zespołu. Ten podział może się też zmieniać w czasie, np. jak się będą zmieniać klienci lub projekty.
- 3) Planowanie zadań:
- Zaplanuj pracę na kolejny tydzień.
- 4) Zorganizowanie więcej czasu na pracę twórczą:
- Sprawdź kalendarz i zastanów się, czy wszystkie spotkania zespołu są potrzebne.
- Może zamiast codziennego spotkania można się spotykać 3 razy w tygodniu?
- Może jakieś jednorazowe, wcześniej zaplanowane spotkania nie są potrzebne?
- Może na wybranych spotkaniach można zmniejszyć listę osób zaproszonych?
- Może jednak trzeba dodać dodatkowe spotkania, aby przyśpieszać komunikację w zespole (bo np na Slacku czy w Jira nie wszystko jest dobrze opisywane)?
Na podstawie tego schematu po kilku tygodniach dopracujesz lepiej pracę zespołu i sprawisz, że wszyscy będą bardziej zadowoleni ze spsobu pracy zespołowej.
Techniki komunikacji managera, które zmniejszają odrywanie innych od pracy:
Stosuję od jakiegoś czasu kilka zasad:
- Jak to nic pilnego i w ciągu 1-3 dni będzie spotkanie z zespołem, to wpisuję to na agendę spotkania.
- Jak potrzebuję odpowiedzi dzisiaj, ale nie na już, to piszę na Slack lub wysyłam maila z godziną ustawioną na drugą część dnia pracy (zazwyczaj na 14:00).
- Jak potrzebuję czegoś pilnego na już, to piszę na Slack wiadomość i od razu wysyłam.
Tymi sposobami zmniejszam ilość wiadomości, które mogą kogoś odciągać od bieżących zadań. Czasem się okazuje, że wcześniej zaplanowane do wysłania wiadomości usuwam, bo już w inny sposób rozwiązałem dany problem.
Co jeśli mam zadania typu manadzerskiego i twórczego?
Istnieją stanowiska w firmie, które częściowo realizują zadania managerskie, a częściowo twórcze. W tym przypadku należy sobie dodatkowo podzielić dzień lub tydzień na działanie danego typu. Ja najczęściej dzień zaczynam od przejrzenia maili i slacka w poszukiwaniu pożarów. Jak się nie pali to tylko oznaczam sobie wiadomości, na które muszę odpisać i przechodzę do swoich zadań twórczych. Na to najczęściej poświęcam 2-4h dziennie, w pierwszej części dnia. Po tym czasie zabieram się za komunikację. Również spotkania staram się ustalać po godzinie 10 (zaczynam pracę zazwyczaj o 7:00).
Niektórzy dzielą sobie dni tygodnia, np zbierają wszystkie spotkania w 1-2 dni w tygodniu, aby pozostałę 3-4 dni mieć w pełni dostępne na pracę twórczą.
Tutaj też należy potestować różne opcje i sprawdzić, która będzie najlepsza w Twoim przypadku.
Podsumowanie
Ważne, aby być świadomym trybu pracy innych osób w zespole i firmie. Ważne też, aby co tydzień zastanowić się kilka minut, czy obecny sposób pracy jest optymalny. Wtedy można zdecydowanie polepszyć efekty pracy całego zespołu i efekty swojej pracy.