Todoist to aplikacja do zarządzania listami zadań. Używam jej od kilku lat. Testowałem różne aplikacje tego typu, ale zawsze wracałem do Todoist z uwagi na możliwości tej aplikacji.
Todoist ma bardzo dużo możliwości, ale tylko z właściwym systemem pracy aplikacja pomaga w ogarnianiu zadań. Jeśli nie ustalisz dobrego sposobu pracy z aplikacją do zadań, to taka aplikacja może bardziej przeszkadzać niż pomagać.
Opisany poniżej sposób pracy możesz zaimplementować również w innych aplikacjach do list zadań (możliwe, że będą potrzebne małe modyfikacje).
Sprawy prywatne i firmowe
Kiedyś zadania prywatne i firmowe trzymałem w jednym koncie Todoist. Od około roku mam dwa osobne konta. Jedno do zadań firmowych. Drugie do zadań prywatnych. Mam jeden współdzielony projekt pomiędzy tymi kontami, aby w razie potrzeby z jednego konta dodać zadanie do drugiego konta (np. w trakcie pracy dostanę telefon w sprawie prywatnej i będę chciał dodać zadanie do konta prywatnego).
Taki podział mi się lepiej sprawdza. W pracy nie odrywają mojej uwagi zadania prywatne. Po pracy nie pojawiają mi się na listach zadania związane z pracą.
Za dużo zadań na dzisiaj
Aplikacje todo bardzo ułatwiają zbieranie zadań. Do Inbox w każdej chwili możesz dodać zadanie (jeśli masz telefon lub komputer przy sobie). Problem się pojawia jeśli ustawiamy daty realizacji dla wszystkich zadań i każdego dnia mamy dużo za dużo zadań. Musimy je przekładać na kolejny dzień. Robiąc tak przez wiele dni z rzędu zaczynasz czuć się przytłoczony ilością zadań. Spada motywacja do ich realizacji.
W efekcie po jakimś czasie przestajemy korzystać z aplikacji todo. Przez chwile czujemy się lepiej, bo nie widać tej dużej ilości zadań. Jednak po jakimś czasie (znowu) okazuje się, że zapominamy zrobić ważne zadania, ponieważ nigdzie ich nie zapisaliśmy. Wracamy do korzystania z todo listy, ale nadal bez przemyślanego systemu i w efekcie porzucamy za jakiś czas ponownie korzystanie z aplikacji. Ewentualnie szukamy innej aplikacji w nadziei, że wtedy będzie lepiej. Nie będzie.
Jak najmniej zadań z datą realizacji
Od jakiegoś czasu używam systemu, w którym staram się trzymać jak najmniej zadań z datą realizacji. Datę dodaje tylko wtedy, jeśli dane zadanie musi być zrobione danego dnia, np przelew za podatki, założenie kont dla nowych pracowników, przygotowanie się do spotkania, itp.
Todoist workflow
Zanim zobaczysz podział zadań w Todoist, musisz wiedzieć koniecznie o dwóch najważniejszych zadaniach, które muszę zawsze zrobić, aby ten system działał:
- Przegląd tygodniowy (u mnie w piątki): to przegląd Jira (tej aplikacji używamy w Droptica do zarządzania projektami), kalendarza, notatek i całego Todoist oraz ustalenie co będę robił w następnym tygodniu
- Przegląd zadań na jutro: to robię na koniec pracy. Jeśli mam jakieś nieskończone zadania to przekładam je na jutro lub kolejne dni. Ustalam też kolejność na następny dzień. W efekcie kolejnego dnia rano nie muszę się zastanawiać, od czego zacząć prace.
W Todoist mam 4 listy zadań (projekty)
- RECURRING: zadania powtarzające się (codziennie, co tydzień, co miesiąc, itp.). Przykłady zadań: a) pierwszego dnia miesiąca wyślij do księgowej dokumenty za poprzedni miesiąc, b) w piątek zaplanuj prace na kolejny tydzień, c) rano sprawdź pocztę.
- SCHEDULED: tutaj trzymam pojedyncze zadania, które muszą być zrobione danego dnia. Przykłady zadań: a) przygotuj się do spotkania, b) zamów kuriera, c) opłacę abonament za telefon, itp.
- BACKLOG: to miejsce na zadania na kiedyś. Nazwę dobrze znasz, jeśli pracowałeś kiedyś w Agile/Scrum. Jest to miejsce na wszystkie zadania do realizacji w perspektywie dłuższej niż najbliższy tydzień. Do tej listy zadań MUSISZ zaglądać raz na tydzień i z niej wybierać zadania do realizacji w kolejnym tygodniu.
- NEXT: w tym miejscu trzymam zadania, które chcę zrealizować w najbliższym czasie. W moim przypadku jest to tydzień. Zadania tutaj trzymam jako podzadania do zadania cyklicznego codziennego. W efekcie w Todoist w sekcji “Today” widzę przypomnienie o tych zadaniach. Lepiej to zrozumiesz patrząc na screeny poniżej.
Jeśli znasz budowę macierzy Eisenhowera to powyższy podział na zadania możesz porównać do macierzy w następujący sposób:
- SCHEDULED: zadania pilne ważne oraz pilne nieważne.
- NEXT: zadania niepilne ważne.
Najlepsze w tym sposobie pracy jest to, że ten podział na listy (projekty) możesz zastosować w darmowej wersji Todoist.
Zrzuty ekranu
Inne ustawienia w Todoist
Oprócz powyżej opisanego sposobu pracy mam jeszcze następujące ustawienia w Todoist:
- używam etykiety @morningroutines do zadań, które powinienem zrobić rano jako pierwsze (np przejrzeć pocztę, slack, inbox todoist)
- Todoist jest zintegrowany z Google Calendar. Wydarzenia z kalendarza trafiają do projektu SCHEDULED.
- Przypisane do mnie zadania w Jira trafiają do Todoist do inbox. Integrację zrobiłem za pomocą zapier.com
- Z poziomu slack mogę dodać link do każdej wiadomości jako zadanie w Todoist.
- Do ogarniania poczty mam dwa powtarzalne codzienne zadania w Todoist a) przejrzyj pocztę (tutaj albo wrzucam do archiwum po przeczytaniu, albo wrzucam do folderu “Action Needed”) b) Odpisz na maile z folderu Action Needed
Todoist jest miejscem, w którym zbieram zadania z innych systemów. Wszystko mam w jednym miejscu. Łatwiej dzięki temu mi zaplanować pracę i rzadko kiedy zapominam o realizacji jakiegoś zadania.